Wenn du ein Meeting mit deinen Mitarbeitern oder den Mitarbeitern eines Unternehmens auf dem Plan hast, ist vor allem eins wichtig: die optimale Vorbereitung einer Teamsitzung. Das ist das A und O. Ich rate dir hierbei mit TAZ zu beginnen. Was das ist? Das erfährst du jetzt.
TAZ – die richtige Planung und Organisation für die optimale Vorbereitung einer Teamsitzung
Hinter dieser Buchstabenkombination verbirgt sich ein ganz einfaches Schema: Thema, Anlass und Ziel. Im Idealfall ordnest du bei deiner Planung alles dem TAZ unter – selbst die Auswahl der Teilnehmer.
Meine Empfehlung: Halte die Teilnehmeranzahl übersichtlich. 10 bis 12 Teilnehmer stellen meiner Erfahrung nach die ideale Obergrenze für eine Teamsitzung dar.
Achte darauf, dass die Gruppe nicht zu groß wird. Denn sonst wird es sehr schwierig für den Moderator die Disziplin, aber auch die Effizienz, entsprechend hoch zu halten. Lässt sich eine Großgruppe nicht vermeiden, ist ein sehr erfahrener Moderator notwendig.
Der Anlass aus dem TAZ steuert oft das Interesse und damit auch die Motivation der Teilnehmer. Wichtig ist, dass der Besprechungsanlass für alle verständlich formuliert ist. Denn dann wird sich die Gruppe in der Sitzung umso stärker engagieren und einbringen.
Der Anlass steuert die Motivation und die innere Beteiligung der Teilnehmer
Für eine optimale Vorbereitung einer Teamsitzung musst du dir im Klaren sein, dass der Anlass die Motivation und die innere Beteiligung der Teilnehmer steuert. Ein Beispiel: „In unserer heutigen Besprechung zur Arbeitssicherheit unterhalten wir uns über das Tragen von Sicherheitsschuhen. Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, freuen sich unsere Füße nicht sonderlich darüber, wenn ein zwanzig Kilogramm schweres Paket auf sie fällt. Dass uns etwas auf die Füße fällt, können wir nicht verhindern, doch wir können Verletzungen vermeiden. In unserer Besprechung sollten wir deswegen die Frage klären, wie wir das Tragen von Sicherheitsschuhen zu einer täglichen Routine werden lassen, damit wir unseren Arbeitstag gut gelaunt und gesund beenden.“
Der Anlass sollte immer präzise vorbereitet und stimmig gehalten werden. Dabei solltest du Unwahrheiten tunlichst vermeiden. Besser ist es den Anlass so zu polieren, dass er genau den Kern dessen trifft, worauf du hinaus willst. Häufig definiert der Anlass auch das langfristige Prozessziel. Gerade das Thema „Unfallfreiheit im Unternehmen“ kann ein sinnvolles Ziel für den Safety Culture Manager® darstellen und ein guter Anlass für eine Teamsitzung sein.
Jede Besprechung benötigt ein Ziel – die optimale Vorbereitung einer Teamsitzung
Ebenso wichtig wie das Thema und der Anlass ist das Ziel bzw. sind die Ziele der Besprechung. Diese müssen klar sein, allen Teilnehmern bekannt sein und auch verständlich gemacht werden. Je klarer die Ziele vor Augen sind, umso leichter hat es der Moderator die Teilnehmer mitzunehmen.
Natürlich müssen die Ziele ebenso wie sämtliche Maßnahmen zur Erreichung der Ziele sauber dokumentiert werden. Tust du das nicht, wird sich am Ende keiner für die Erreichung der Ziele verantwortlich fühlen. Am besten ist es, die Ziele offen im Raum zu plakatieren. Auf diese Weise kann am Ende niemand sagen, dass die Vorgabe ja ganz anders verstanden worden ist.
Der Moderator ist für die Organisation verantwortlich
Der Moderator ist für alles verantwortlich. Vom Raum über die Medien bis hin zum Zeitrahmen. Einzelne Aufgaben können natürlich delegiert werden. Mein Tipp: stelle die Tische in U-Form auf. Denn das lädt zu einer offenen Kommunikation ein und niemand ist bei der Sitzposition benachteiligt. Weiteres Plus, der Moderator kann auf jede Person zugehen. Er kann leichter Diskussionen steuern, einzelnen Leuten das Wort geben oder es ihnen auch entziehen. Durch die U-Form steht der Moderator auch im Zentrum, was ihm eindeutig die Führungsrolle gibt. Für die Gruppensteuerung können hier die körpersprachlichen Möglichkeiten auch am effektivsten eingesetzt werden.
Du siehst eine optimale Vorbereitung einer Teamsitzung ist unerlässlich. Es gibt einiges zu durchdenken und zu planen. Besonders wichtig ist auch der Ablaufplan. Denn ohne ihn wirst du keinen Erfolg haben. Er ist dein roter Faden und damit der Garant für deinen Erfolg.
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Ich freue mich auf dich… bleib mir gewogen.
Es grüßt dich herzlichst, dein Stefan Bartel!
SAFETY CULTURE COACH® & Experte für Führungskommunikation
