Du weißt nun wie du eine Teamsitzung optimal vorbereitest. Jetzt geht es ans Eingemachte: der Durchführung einer Teamsitzung. Zu Beginn solltest du zunächst einmal alle Teilnehmer in das Besprechungsthema einführen. Wichtig ist: lass diese Aufgabe niemals, wirklich niemals, von jemand anderem durchführen. Es liegt an dir beim Einstieg die Teilnehmer persönlich zu erreichen. Damit festigst du deine Rolle als Moderator.
Behalte immer das Ziel im Auge bei der Durchführung einer Teamsitzung
Am wichtigsten bei der Durchführung einer Teamsitzung ist es, stets das Ziel im Auge zu behalten. Zudem musst du dafür sorgen, dass sich jeder einbringen kann. Das bedeutet, dass du zurückhaltende Teilnehmer zum Reden auffordern und besonders aktive Teilnehmer ausbremsen musst. Du musst für den Ausgleich in der Gruppe sorgen. Dein Ablaufplan, davon haben wir im letzten Blogartikel gehört, hilft dir die Struktur der Besprechung zu behalten. Mit ihm führst du die Sitzung.
Spielregeln und Visualisierung bei der Durchführung einer Teamsitzung
Spielregeln solltest du nur im Bedarfsfall mit der Gruppe absprechen. Meine Empfehlung an dich: nur wo bestimmte Regeln notwendig sind, solltest du diese gleich zu Beginn ansprechen. Alle weitere Regeln ergeben sich normalerweise von selbst. Gehe hier bedacht vor. Wenn du zu viele oder zu forsch Regeln aufstellst, kann die Gruppe dich schnell als „Wichtigmacher“ abstempeln.
Als Moderator ist es zudem deine Aufgabe die Diskussion zu visualisieren bei der Durchführung einer Teamsitzung. Dabei fasst du Dinge zusammen und bringst sie auf den Punkt. Wichtig: am Ende der Sitzung musst du einen Maßnahmenplan erstellt haben. Darin werden alle weiteren Schritte definiert, ebenso wie die Verantwortlichen. Er ist das eigentliche Protokoll der Sitzung.
Wie stellst du eine erfolgreiche Umsetzung sicher nach der Durchführung der Teamsitzung?
Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach. Du hast sie schon. Mit dem Maßnahmenplan, den du während der Sitzung erarbeitet hast und dem du allen Teilnehmern offenlegst. Entscheidend ist dabei, dass jede vereinbarte Maßnahme eine dafür verantwortliche Person braucht. Ebenso wichtig ist ein Datum bis wann diese Maßnahme umgesetzt werden soll. Finden Besprechungen regelmäßig statt, wird zu Beginn der Status dieser Maßnahmen besprochen. In allen anderen Fällen muss der Moderator selbst für die Einhaltung der Maßnahmen sorgen. Bspw. indem er die Ergebnisse einfordert. Aus meiner Erfahrung gibt es ohne Maßnahmenplan keine Umsetzung und damit keinen Erfolg. Also achte bei der Durchführung der Teamsitzung ganz besonders darauf.
Jetzt weißt du wie man eine Teamsitzung vorbereitet und auf was du bei der Durchführung der Teamsitzung achten musst. Wie du das Ganze beendest? Das zeige ich dir in meinem nächsten Blogbeitrag.
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