Im Grunde ist ein Rückkehrgespräch vielmehr ein Motivationsgespräch. Warum? Ganz einfach. Am Ende des Gesprächs sollte auf jeden Fall Motivation auf beiden Seiten vorhanden sein. Ist sie das nicht, ist etwas schief gelaufen. Natürlich muss das Rückkehrgespräch immer auf die Situation und den jeweiligen Mitarbeiter angepasst sein. Dennoch gibt es einen Faktor, der bei allen Rückkehrgesprächen gleich bleibt. Jedes dieser Gespräche zielt auf eine Veränderung ab. Das bedeutet entweder, dass der Mitarbeiter sein Verhalten oder seine Einstellung verändert oder, dass die Bedingungen zur Durchführung von Tätigkeiten verändert werden oder, dass der Vorgesetzte seine Verhaltensweisen verändert. Auf jeden Fall geht es immer darum, dass nach dem Gespräch etwas gemacht wird.
Halte die Ergebnisse des Rückkehrgesprächs schriftlich fest
Je komplexer die Veränderungen sind, die sich aus dem Gespräch ergeben, umso wichtiger ist es, diese schriftlich festzuhalten. Nur so können Veränderungen und auch Korrekturen sachlich festgestellt werden. Die Form der schriftlichen Erfassung ist natürlich von Fall zu Fall verschieden und sollte der Situation angepasst sein. Handelt es sich bspw. um die erste Verfehlung eines Mitarbeiters halte ich eine schriftliche Dokumentation für überzogen. Passiert es noch einmal, ist sie sicherlich angebracht. Hier gilt das Prinzip: Schriftlichkeit schafft Verbindlichkeit.
Wichtige Voraussetzungen für das Rückkehrgespräch
Auch, wenn es eigentlich klar ist, möchte ich es an dieser Stelle noch einmal erwähnen. Ein Rückkehrgespräch sollte unter vier Augen stattfinden. Die Klärung von Abweichungen unterhalb deiner Erwartungshaltung sollte stets persönlich und nur unter Betroffenen geführt werden.
Ebenso trägt der Gesprächsort entscheidend zur Atmosphäre bei. Das kannst du auf vielfältige Weise für deine Eskalationsstufen nutzen. Führst du das Gespräch bspw. in einer für deinen Mitarbeiter gewohnten Gegend, wird es weniger bedeutungsvoll für ihn sein, als wenn du ihn in das Büro des Chefs zitierst. Verstärkt wird diese Wirkung, wenn der Vorgesetzte an seinem Schreibtisch sitzt und der Mitarbeiter auf einem etwas kleineren Stuhl gegenüber Platz nehmen muss. Für eine geringe Eskalationsstufe empfehle ich einen neutralen Tisch. Am besten setzt du dich im 90-Grad-Winkel zu deinem Mitarbeiter.
Der Teilnehmerkreis kann ebenfalls als Eskalationsstufe genutzt werden. Findet das Gespräch auf den unteren Stufen zu zweit statt, können es nach oben hin immer mehr Beteiligte werden. Der direkte Vorgesetzte, ein oberer Vorgesetzter, die Personalleitung, der Betriebsrat usw.
Nutze auch den Zeitraum zwischen der Ankündigung und dem Gespräch selbst. Je länger er ist, desto bedrohlicher wirkt es. Diesen Effekt kannst du dir auch bei den Eskalationsstufen zu Nutze machen.
Worauf du im Rückkehrgespräch achten solltest
Wichtig ist es keinesfalls Bewertungen zu benutzen. Weder mit deinen Worten noch durch deinen Tonfall. Worte wie „meistens, immer, oft, häufig, nie“ solltest du vermeiden. Nutze einen neutralen Tonfall und bleibe sachlich. Verwende ausschließlich Ich-Botschaften wie „Mir ist aufgefallen oder ich habe den Eindruck“.
Im Rückkehrgespräch sprechen wir von uns, wir sind also die Messlatte (der Sender). Im Gegensatz zum Lob – hier ist der Mitarbeiter die Messlatte (der Empfänger also). Du solltest im Gespräch also Flagge zeigen und deinen Standpunkt klar machen. Umso wirkungsvoller ist das Rückkehrgespräch. Wichtig ist zudem, dass du deine Ziele deutlich machst. Kommuniziere klar und deutlich, was du damit erreichen willst. Die Kritik soll Hilfe zur Korrektur sein. Sie soll dem Mitarbeiter die Chance geben, sein Fehlverhalten zu erkennen und es künftig besser zu machen. Daher sollte am Ende des Rückkehrgesprächs auch immer eine Vereinbarung getroffen werden. Diese sollte in der Qualität einer Handreichung gleichkommen. Immerhin möchtest du Motivation freisetzen und eine Zusammenarbeit erreichen. Fordere Lösungsvorschläge vom Mitarbeiter ein. Je mehr von ihm kommt, desto nachhaltiger ist die Wirkung.
Die Atmosphäre im Rückkehrgespräch ist entscheidend
Die Atmosphäre des Gesprächs hängt natürlich vom Thema und der Art des Gesprächs ab. Ein normales Rückkehrgespräch wird in einem anderen Gesprächsklima stattfinden als ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, der bereits zum dritten Mal keine Schutzbrille beim Schweißen trug. Im ersten Fall wird die Atmosphäre mehr locker und freundlich sein, im zweiten Fall wird es ernster und bedrückter zugehen.
In einem Rückkehrgespräch sollte sich der Mitarbeiter im Wiederholungsfall nicht so wohlfühlen wie bspw. im ersten Gespräch. Er sollte der Bedeutung entsprechend behandelt werden. Schon dein Ton und die Anzahl der Worte haben hier einen großen Einfluss. Es kann durchaus hilfreich sein einen gewissen Leidensdruck aufzubauen. Dieser dient als Katalysator für das Einleiten von Veränderungen. Ein lockerer Austausch über Arbeitssicherheit am Arbeitsplatz sollte aber nicht wie eine Vernehmung geführt werden. Das kann das Vertrauensverhältnis empfindlich stören.
Du siehst, ein Rückkehrgespräch zu führen, zumindest wenn es erfolgreich sein soll, ist nicht ganz einfach. Das Timing, der Ort, deine Stimme und deine Worte haben einen enormen Einfluss auf das Ergebnis. Wichtig ist: das Rückkehrgespräch muss immer der Situation angepasst sein und sollte im ersten Schritt immer unter vier Augen stattfinden. Kommuniziere klar deine Absichten und Ziele. Aber wie steigst du am besten in das Gespräch ein? Und wie beendest du es? Das zeige ich dir in meinem nächsten Blogbeitrag. Dort gebe ich dir einen Leitfaden für das Rückkehrgespräch an die Hand.
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