Ein Anwesenheitsverbesserungsprozess, kurz AVP, kann dir helfen die Fehlzeiten deiner Mitarbeiter zu reduzieren. Wichtig hierbei ist, dass das Rückkehrgespräch am Tag der Rückkehr stattfindet. Der ideale Zeitpunkt ist genau nach Antritt des Dienstbeginns des Mitarbeiters. Da dies jedoch nicht immer möglich ist, muss zumindest der Termin für das Gespräch bei Dienstantritt vereinbart und im Laufe des Tages durchgeführt werden. Das ist wichtig. Denn die Wirkung eines Rückkehrgesprächs verpufft zum größten Teil, falls es nicht am Tag der Rückkehr aus dem Krankenstand durchgeführt wird.

Der AVP hilft Gründe für den Krankenstand zu finden

Prinzipiell folgt der Abwesenheit also das Rückkehrgespräch. Das findet in der Regel zwischen dem Mitarbeiter und dem direkten Vorgesetzten statt. In diesem Gespräch geht es darum, herauszufinden welche Bedingungen zur Abwesenheit beigetragen haben. Das kann bspw. eine Klimaanlage sein, die nur zentral gesteuert werden kann und so eine Erkältung verursacht. Aber auch ein Arbeitsunfall wird hier besprochen – vor allem wie es dazu kam. Im Anschluss wirken wir auf diese Bedingungen ein. Das heißt du musst mit deinem Mitarbeiter besprechen, was unternommen werden sollte, um den Auslöser der Ausfallzeit, sofern er betrieblich beeinflusst werden kann, bestenfalls zu eliminieren.

Im nächsten Schritt werden als Maßnahmen eingeleitet mit dem Ziel, die Abwesenheit zu verringern. Halten wir uns an das Beispiel der Klimaanlage, wäre das bspw. die Möglichkeit die Klimaanlage zukünftig in den Büros direkt ansteuern zu können.

Es gibt 4 Bereiche, die beim AVP berücksichtigt werden sollten

Im Groben lassen sich hierbei 4 Bereiche einteilen:

  • Arbeitsbedingungen
  • Arbeitsplatzgestaltung
  • Arbeitsinhalte
  • Betriebsklima im Arbeitsbereich

Gerade der letzte Punkt wird dabei stark durch das Führungsverhalten und die Art der Kommunikation in diesem Bereich beeinflusst.

Mögliche Ursachen, die der AVP aufdecken muss

Was aber sind nun mögliche Ursachen in den einzelnen Bereichen? Bspw. kann Monotonie, ausgelöst durch stets gleiche Arbeitsinhalte zum Auslöser für Fehlzeiten werden. Auch der Gruppenzusammenhalt oder die Zusammenarbeit mit den Kollegen kann zu Frust führen und im schlimmsten Fall findet wir sogar Mobbing vor. Deine Aufgabe ist es, genau das im AVP herauszufinden.

Bei der Arbeitsplatzgestaltung spielen häufig fehlende ergonomische Arbeitsgeräte eine große Rolle. Auch das liegt natürlich in der Hand der Führungskraft. Ganz allgemein gesprochen: Die Gründe für Fehlzeiten hängen stark an der Führungskraft! Natürlich gibt es nicht bei jeder Fehlzeit eine betriebliche Mitverursachung. Dennoch lohnt es sich im AVP das Gespräch zu suchen, um die Fälle, bei denen es doch so ist, aufzuarbeiten. Merke dir:

„Jedes Gespräch ist eine Investition in den Mitarbeiter und zeigt Interesse an seiner Person. Allein durch die investierte Zeit zeigst du schon deine Wertschätzung.“

Die 5 Zielebenen des Rückkehrgesprächs im AVP

Was ist also das Ziel des Rückkehrgesprächs? Die Senkung von Fehlzeiten, richtig. Wie erreichen wir das? Eben durch das Gespräch. Hinter diesem Gespräch steckt aber ein ganzer Prozess mit unterschiedlichen Zielebenen.

  1. Zielebene: sie konzentriert sich auf die Verbesserung der Arbeitsbedingungen.
  2. Zielebene: hier versucht die Führungskraft jene Faktoren zu erkennen und abzustellen, die innerhalb der Gruppe Demotivation auslösen.
  3. Zielebene: sie verfolgt eine längerfristige Weiterentwicklung der Unternehmenskultur.
  4. Zielebene: sie beschäftigt sich mit der Steigerung von Identifikation und Motivation der Mitarbeiter. Sie beeinflusst letztlich auch die Qualität, Arbeitssicherheit und Innovationsfreude im Unternehmen.
  5. Zielebene: sie verfolgt die Senkung der Abwesenheit und die damit verbundene Reduktion von Kosten.

Die Prinzipien des Prozesses im AVP

Neben den Zielebenen gibt es aber auch Prinzipien, die wir berücksichtigen müssen. Das erste Prinzip besagt, dass der Prozess transparent sein sollte. Transparenz in Hinblick auf den gesamten Ablauf, der für die Belegschaft klar sein sollte. Dass es ein Rückkehrgespräch gibt, wann er geführt wird, mit wem und wo. Das Ziel ist es, dass der Mitarbeiter direkt am Tage seiner Rückkehr aus dem Krankenstand zu seinem Vorgesetzten geht und fragt, wann heute das Gespräch stattfindet. Aber auch die Entwicklung des Prozesses selbst muss transparent gehalten werden. Bspw. wie verändern sich die Fehlzeiten im Unternehmen durch die Umsetzung der Rückkehrgespräche, wie viele Gespräche in welchem Zeitraum gibt es, wie viele Verbesserungsvorschläge wurden in den Gesprächen ermittelt und wie viele davon wurden umgesetzt usw.

Das zweite Prinzip lautet Visualisierung. Die Ergebnisse des Rückkehrprozesses müssen sichtbar sein. Egal, ob am schwarzen Brett, der Firmenzeitschrift, im Betriebsinformationsfernsehsystem oder im Intranet. Das beinhaltet sowohl die Prozessdokumentation als auch die Ergebnisse, also die umsetzten Verbesserungsmaßnahmen.

Formalismen und Geprächsarten sind wichtige Prinzipien

Prinzip Nummer 3 sind die Formalismen im Rückkehrgespräch. Hier gibt es 3 Punkte, die eingehalten werden müssen. Die Gespräche müssen standardisiert sein (Leitfäden!), Anlass und Gesprächsart müssen klar definiert sein und sollten entsprechend dokumentiert werden (einheitliche Protokolle!) und schließlich müssen die Ergebnisse des Gesprächs kontrolliert werden.

Die Gesprächsarten sind das vierte Prinzip. Also wo findet das Gespräch statt, wer ist dabei anwesend etc. Den Charakter des Gesprächs bestimmt die Anzahl der Fehlzeiten pro Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum – und wann diese auftreten. Ist ein Mitarbeiter nur einmal krank, gibt es nur ein kurzes Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten, am Arbeitsplatz des Mitarbeiters, im Wesentlichen besteht es aus Smalltalk. Ergänzend gibt der Vorgesetzte Informationen über Veränderungen während der Fehlzeit und zum Thema Arbeitssicherheit. In der zweiten Stufe, wenn der Mitarbeiter erneut erkrankt, vielleicht sogar wegen Lappalien, findet das Gespräch im Büro des Vorgesetzten statt. Auf der dritten Stufe kommt neben dem direkten Vorgesetzten noch der nächsthöhere Vorgesetzte dazu und auf Stufe vier stößt noch der Personalleiter und/oder der Werkleiter sowie Betriebsrat dazu.

Die Anpassung des AVP ist wichtig

Natürlich müssen die Stufen an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Wichtig ist, dass sie durchführbar sind. Es kann bspw. auch eine Streckung der Stufen auf mehrere Fehlzeiten geben. Wichtig ist nur, dass sich die Verdeutlichung der Situation der Fehlzeit nicht nur über den Gesprächsinhalt steigert, sondern auch über die Gesprächsbedingungen. Und damit über die Teilnehmer und den Ort. Ebenso wie über den Zeitraum und den formellen bzw. informellen Charakter des Gesprächs. Das bedeutet mit jeder Gesprächsstufe nehmen die Deutlichkeit und Klarheit zu und der Gesprächsablauf wird formaler. Dabei müssen wir natürlich auf die Situation des einzelnen Mitarbeiters Rücksicht nehmen. Ist ein Arbeitnehmer zum 3. Mal krank, weil es Komplikationen bei einer schweren OP gab, bleiben wir natürlich auf Stufe 1 stehen.

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SAFETY CULTURE COACH® & Experte für Führungskommunikation