Wenn du in einem Meeting erfolgreich sein willst, gerade als Safety Culture Manager® oder SiFa, solltest du das Prinzip der Visualisierung nutzen. Man spricht hier auch von der sogenannten schriftlichen Diskussion. Damit ist dein Erfolg im Meeting gewiss.
Schriftliche Diskussion – Regeln für deinen Erfolg im Meeting
Wichtig ist es, dass du das Ziel des Meetings immer sichtbar im Raum hältst. Dadurch fokussieren sich die Teilnehmer automatisch darauf. Schweift ein Teilnehmer ab, kannst du ganz einfach darauf verweisen und ihn in die Diskussion zurückholen. Zudem solltest du alle Fragen, die du an die Gruppe stellst aufschreiben. Die wichtigsten kannst du bereits auf einem Flipchart vorbereiten. So kannst du die Gruppe von Frage zu Frage steuern ohne den Kontakt zu verlieren. Bei der Aufbereitung deiner Unterlagen merke dir: jedes Blatt braucht eine Überschrift, die den Kontext zeigt.
Essentiell bei Meetings: ein öffentliches Protokoll. Öffentlich bedeutet, dass alle Teilnehmer die Erstellung dessen verfolgen können. Das Protokoll ist in der Regel auch der Maßnahmenplan. Hier ist es besonders wichtig sich die Zustimmung des Einzelnen für seine Aufgaben vor Zeugen einzuholen. Wenn du ein Folgemeeting ansetzt, rufe ein oder zwei Wochen vorher die jeweils Verantwortlichen an und frage sie wie lange sie schätzen, dass sie für die Präsentation der Ergebnisse brauchen. Das ist nicht nur eine freundliche Erinnerung, sondern steigert auch die Wahrscheinlichkeit für den Erfolg im Meeting.
Wie du mit speziellen Teilnehmern umgehst
Für deinen Erfolg im Meeting ebenso wichtig, ist der Umgang mit sagen wir, speziellen Teilnehmern. Denn deine Aufgabe als Moderator ist es nicht nur die Gruppe methodisch zum Ziel zu führen, sondern auch mit besonderen Situationen und Teilnehmern erfolgreich umzugehen. Zugegeben, das ist nicht immer einfach und erfordert volle Konzentration im Sinne von absoluter Präsenz. Zudem brauchst du ausreichend Schlagfertigkeit und Kenntnisse zu Methoden und Übung darin.
Erfolg im Meeting durch Präsenz und Schlagfertigkeit
Mit Präsenz meine ich, dass du als Moderator mit deiner Wahrnehmung immer bei den Teilnehmern sein musst. Du musst erkennen, ob sich da etwas zusammenbraut oder ob die Teilnehmer auf einer Linie sind. Dafür solltest du einen Blick für die Wirkung der Körpersprache deiner Teilnehmer haben. Bist du noch nicht so geübt, solltest du deinen Gruppen anfangs vielleicht kleiner halten. Zudem musst du den Ablaufplan genau im Kopf haben, damit du mit deiner Wahrnehmung bei den Menschen bist und nicht darüber nachgrübelst was der nächste Schritt ist.
Mit Schlagfertigkeit ist gemeint, dass im Bedarfsfall nur das schnell aus uns herauskommt, was in uns ist. Das hat also etwas mit Übung zu tun.
Wie du mit falschen oder nicht zielführenden Aussagen umgehst für den Erfolg im Meeting
Wenn du von einem Teilnehmer etwas Falsches zu hören bekommst oder etwas, das nicht zielführend ist, kannst du als Moderator diesen Gedanken einfach wieder an die Gruppe zurückgeben. Nicht du korrigierst den Teilnehmer, sondern die Gruppe. Bspw. kannst du das wie folgt einleiten: „Interessanter Gedanke. Wie sehen das denn die anderen Teilnehmer?“. Du kannst aber auch gezielt einzelne Personen ansprechen, idealerweise kennst du deren Einstellung dazu. So verhinderst du, dass etwas ggf. Zuspruch bekommst, das keinen Zuspruch erhalten sollte.
Bis hierhin habe ich dir einige interessante Gedanken gegeben, wie du zum Erfolg im Meeting kommst. Besonders wichtig ist es, dass du als Moderator das Gespräch führst und die Körpersprache der Teilnehmer nicht nur genau im Auge hast, sondern auch richtig interpretieren kannst. So kannst du im Fall der Fälle gezielt Beteiligte ansprechen, um für etwas Zuspruch oder Ablehnung zu erhalten. Daher ist es wichtig, dass du den Ablaufplan genau im Kopf hast und nicht ständig daran denken musst, was als nächstes kommt. All das erfordert viel Übung. Am einfachsten startest du mit kleineren Gruppen, sodass du den Überblick behältst.
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Ich freue mich auf dich… bleib mir gewogen.
Es grüßt dich herzlichst, dein Stefan Bartel!
SAFETY CULTURE COACH® & Experte für Führungskommunikation